Viele Eigentümergemeinschaften bleiben bei ihrer Verwaltung, obwohl sie längst nicht mehr zufrieden sind. Der Grund ist selten Überzeugung, meistens Unsicherheit: Darf man überhaupt wechseln? Was passiert mit den Unterlagen? Und wer macht die Abrechnung für das laufende Jahr? Ein Wechsel ist planbar — hier der Ablauf in vier Schritten.
1. Erstgespräch und Angebot
Am Anfang steht ein Gespräch mit dem Beirat oder einzelnen Eigentümern: Wie groß ist das Objekt, was läuft heute nicht gut, welche Maßnahmen stehen an? Danach erhalten Sie ein konkretes Angebot mit Grundhonorar und den gesondert vergüteten Leistungen — keinen Rahmenpreis, der sich später verschiebt. Das Angebot können Sie der Gemeinschaft vorlegen und mit anderen vergleichen.
2. Der Beschluss
Über Abberufung und Bestellung entscheidet die Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit. Seit der WEG-Reform 2020 kann ein Verwalter jederzeit abberufen werden, ein wichtiger Grund ist nicht mehr nötig. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. In der Praxis wird der Wechsel meist auf ein Jahresende gelegt, weil sich Abrechnung und Wirtschaftsplan dann sauber trennen lassen. Steht keine reguläre Versammlung an, kann eine außerordentliche einberufen werden.
3. Übergabe
Nach dem Beschluss übernehmen wir die Kommunikation mit dem Vorverwalter. Übergeben werden unter anderem Beschlusssammlung und Protokolle, Verträge mit Dienstleistern und Versorgern, Buchhaltung und Kontoauszüge, Unterlagen zur Erhaltungsrücklage, Pläne und Schlüssel. Die Konten der Gemeinschaft werden auf die neue Verwaltung umgestellt. Fehlt etwas, fordern wir es an — das ist nicht Aufgabe des Beirats.
4. Laufende Verwaltung
Ab dem vereinbarten Stichtag laufen Abrechnung, Instandhaltung und Kommunikation über uns. Die ersten Wochen nutzen wir für eine Begehung und eine Bestandsaufnahme: Welche Wartungsverträge laufen, welche Beschlüsse sind noch nicht umgesetzt, wo gibt es offene Mängel? Das Ergebnis erhalten Sie schriftlich.
Überlegen Sie, die Verwaltung zu wechseln? Wir besprechen das unverbindlich — auch wenn die nächste Versammlung noch ein paar Monate entfernt ist. Mehr zu unserer WEG-Verwaltung.
Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Gemeinschaftsordnung und der bestehende Verwaltervertrag.